Facturas
Factura proforma: qué es, para qué sirve y en qué se diferencia de una factura
Una factura proforma es un borrador de factura que envías antes de hacer el trabajo o de cobrar. Sirve para que tu cliente sepa exactamente qué le vas a facturar, pero no es una factura, no lleva número de tu serie y no cuenta para Hacienda.
Qué es una factura proforma
Es un documento con el mismo aspecto que una factura (tus datos, los del cliente, los conceptos, el IVA y el total) que envías antes de que exista la operación o el cobro. Es una forma de decir: «esto es lo que te voy a facturar».
La palabra clave es antes. La proforma no está regulada como factura en el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012), así que:
- No tiene validez fiscal. No la declaras en el modelo 303 ni en el modelo 130.
- Tu cliente no puede deducirse el IVA con ella. Necesita la factura definitiva.
- No sustituye a la factura. Cuando hagas el trabajo o cobres, tienes que emitir la factura de verdad.
Para qué sirve
La proforma es útil cuando el cliente necesita un documento con formato de factura antes de pagar:
- Para que tu cliente apruebe el gasto. Muchas empresas necesitan un documento con todos los importes para autorizar el pago internamente.
- Para pedir un pago por adelantado. Le mandas la proforma, te paga y luego emites la factura.
- En comercio internacional. Se usa a menudo para que el comprador gestione el pago o la importación antes del envío.
- Para algunas ayudas o financiaciones, que piden un documento con el coste previsto. Revisa siempre lo que exige cada convocatoria.
Proforma, presupuesto y factura: las diferencias
| Presupuesto | Factura proforma | Factura | |
|---|---|---|---|
| Para qué sirve | Ofrecer un precio | Anticipar la factura | Documentar la operación |
| Cuándo se hace | Antes de que el cliente acepte | Cuando ya hay acuerdo, antes de facturar | Al hacer el trabajo o la venta, o al cobrar un anticipo |
| Validez fiscal | No | No | Sí |
| Número de tu serie de facturas | No | No | Sí, correlativo |
| Cuenta para el 303 y el 130 | No | No | Sí |
| Código QR de Veri*factu | No | No | Sí, si facturas con Veri*factu |
En la práctica, el presupuesto suele ir primero («¿te encaja este precio?») y la proforma después, cuando el cliente ya ha dicho que sí y necesita el documento para pagar.
Qué datos debe llevar
No hay una lista obligatoria, pero lo lógico es que lleve lo mismo que llevará la factura, para que tu cliente no tenga sorpresas:
- El título «Factura proforma» bien visible, para que nadie la confunda con una factura.
- Una fecha y, si quieres, una referencia propia (por ejemplo, PRO-2026-01). Nunca uses el número siguiente de tu serie de facturas.
- Tus datos y los de tu cliente: nombre, NIF y dirección.
- Los conceptos, con cantidades y precios sin IVA.
- La base imponible, el IVA y la retención de IRPF si te corresponde.
- El total y, si la mandas para que te paguen, la forma de pago.
- Una frase como «Documento sin validez fiscal. La factura se emitirá al realizar el trabajo» o «tras el pago».
Si tienes dudas con el IVA o la retención, lo tienes explicado en la guía de IVA y retención de IRPF en la factura de autónomo.
Un ejemplo con números
Eres diseñadora web y vas a hacer una web por 1.500 € para una empresa. Te piden un documento para aprobar el pago y acordáis un 50 % por adelantado.
1. Le envías la proforma por el total del trabajo:
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Diseño y desarrollo de web | 1.500,00 € |
| IVA 21 % | + 315,00 € |
| Retención de IRPF 15 % | − 225,00 € |
| Total | 1.590,00 € |
2. Te paga el anticipo del 50 %. En ese momento el IVA de ese importe ya se devenga (artículo 75.Dos de la Ley del IVA), así que emites una factura de anticipo:
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Anticipo del 50 % por el diseño de la web | 750,00 € |
| IVA 21 % | + 157,50 € |
| Retención de IRPF 15 % | − 112,50 € |
| Total | 795,00 € |
3. Al entregar la web, emites la factura por el resto: otros 750 € de base, con su IVA y su retención. Haz referencia en ella a la factura del anticipo para que se entienda el total.
La proforma no se declara en ningún sitio. Lo que va a tu 303 y a tu 130 son las dos facturas, cada una en el trimestre de su fecha.
Veri*factu y las proformas
Cuando Veri*factu sea obligatorio para los autónomos (1 de julio de 2027), cada factura que emitas con un programa quedará registrada con una huella encadenada y un código QR. Las proformas no: según las preguntas frecuentes de la Agencia Tributaria sobre sistemas informáticos de facturación, los borradores y las facturas proforma no llevan código QR tributario, porque hasta que la factura no está terminada no se expide.
Lo importante es que tu programa distinga bien una cosa de otra: que la proforma no consuma un número de tu serie ni se registre como factura. Te lo explicamos con calma en Veri*factu para autónomos.
Errores frecuentes
- Mandar la proforma y olvidarte de hacer la factura. Si has cobrado o has hecho el trabajo, la factura es obligatoria.
- Usar el número siguiente de tu serie para la proforma. Si luego no se convierte en factura, te queda un hueco en la numeración.
- Declarar la proforma en el 303. El IVA va con la factura, no antes (salvo que cobres un anticipo, que también lleva su factura).
- Tratarla como una factura que se puede «anular». Una proforma no se anula con una factura rectificativa: si cambian las condiciones, haces otra proforma.
En Kirimi, mientras una factura está en borrador puedes descargarla como proforma, sin número y con la mención de que no es una factura. Cuando la emites, toma el número siguiente de tu serie y sale con los datos obligatorios y Veri*factu. Y si lo que necesitas es ofrecer un precio, haces un presupuesto que tu cliente puede aceptar online.
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Preguntas frecuentes
¿La factura proforma cuenta para el IVA?
No. El IVA se declara con la factura definitiva. La proforma no se incluye en el modelo 303 ni tu cliente puede deducirse el IVA con ella.
¿Tiene que llevar número la factura proforma?
No es obligatorio. Si la numeras, usa una numeración propia distinta de la de tus facturas, por ejemplo PRO-2026-01, para no dejar huecos en tu serie de facturas.
¿La factura proforma lleva el código QR de Veri*factu?
No. La Agencia Tributaria indica que los borradores y las facturas proforma no llevan el código QR tributario: solo lo lleva la factura terminada y expedida.
¿Qué hago si mi cliente me paga por adelantado con la proforma?
Cuando cobras un anticipo, el IVA de ese importe se devenga en ese momento. Tienes que hacer una factura por el anticipo y, al terminar el trabajo, otra por el resto.
Esta guía es informativa y no sustituye el asesoramiento de un profesional. Consulta siempre la información oficial de la Agencia Tributaria y la Seguridad Social.